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怎样做好新时期档案管理工作

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作者:吴娜   【摘  要】做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。 【关键词】社会组织;档案管理   档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。笔者认为,随着改革的深入发展,目前档案管理工作尚存在一些诸如分类不准、排序不规则、备案材料不完备、暂存性档案材料积压等不容忽视的问题,需亟待加以完善和解决。 一、增强服务意识,提高服务水平,争取领导重视。 1、爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好的印象。 2、积极宣传,使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多都是因为缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位可有可无,因此,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件、材料给领导看,在领导的脑海里留下印象,尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,使领导更加重视档案工作。 () 二、综合利用各种资源,实现档案现化管理。 1、增强责任感,提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。 2、掌握管理技能,提高综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,这种现化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。 3、利用现有资源,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都依照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。因此,要发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率。() 三、加强教育培训,提高管理人员综合素质。 档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以必须对档案人员加强继续教育,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现化的任务。  1、提高认识水平,强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多,首先,要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义,认识档案事业的发展,档案服务质量的提高,其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次,21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存,必须真正启动档案人才工程,培养世纪人才,将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。  2、加强制度建设,建立运行机制。加强制度建设,建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先,要建立和健全继续教育的管理制度,如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次,要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感,主动地参加定期的继续教育,更新知识,提高业务能力和水平。比如,档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训,档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样,便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。 () 3、开展综合培训,提高业务水平。应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。要坚持“学用结合,按需施教,重视实效”的方针,切实遵守学以致用的原则。第一要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会,尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足。第二要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等,档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现科技知识的学习。现科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一,也是档案现化的标志之一,档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,并灵活运用到实际工作之中。  4、建立奖惩机制,细化考核监管。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识,要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制,加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核,做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系,加强对档案工作的领导、检查和考核,不断提高档案管理工作水平。 要做好档案管理工作,就必须立足于我国现档案管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情,使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。()
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