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谈国内技工学校档案管理现状和对策-教育论文发表

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谈国内技工学校档案管理现状和对策

唐慧卿

[摘要] 随着国内各企业对技术类人才需求激增,技工学校的建设和管理成为中国教育界的热点,而学校档案是广大教职工在从事教育活动、学生学习活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料。因此,本文就国内技工学校档案管理现状进行分析探讨和一些做好技工学校档案管理工作提出针对性的建议和对策。

[关键词] 技工学校档案管理现状;合理化建议和对策

中国工业化化进程日益加速,国内企业由传统的劳动密集型向知识型和技术型转变。教育改革的深入,学校内部管理体制、制度也随之发生了变化,这些变化给学校档案管理工作带来了良好的机遇,同时对学校档案管理也带来了巨大的挑战。面对机遇和挑战,技工学校的档案管理工作应从何处入手摆在所有技工学校档案管理者和校各级领导的面前。如何结合自身的情况,充分挖掘档案管理功能,成为学校档案管理的重中之重。

一、学校档案的内涵及其作用

(一)学校档案及其分类

档案学上讲,学校档案是学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料。学校档案工作是提高学校工作效率和进行教育教学改革的重要基础和必要条件。

档案管理学将学校档案可分为三大类:

1、教工人事档案

学校人事档案是学校组织人事等有关部门按照党的有关干部政策在录用培养选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、能力、表现等的文件材料,是历史地、全面地考察干部的依据,是国家干部人事档案的重要组成部分。因此,重视学校干部人事档案工作,科学地管理人事档案,才能更好地为干部人事工作服务。

2、学籍档案

它是由学生入学至毕业在校期间形成的转、复、升、留级、学生名册及各种短训班学生名簿、学生成绩卡及各种类型的考试记录等。学生档案工作要把好三关,即把好入学关、在校关及出校关。重点从三方面工作入手,即抓全面,对学生进行全面分析。跟踪亮点,即跟踪优秀学生,将其作为重点培养对象。跟踪另类,是指关注那些受过处分、残疾、单亲、特困等情况的学生。切实发挥学生档案工作的作用。

3、学校年鉴

学校年鉴是将学校所设专业、班级、学生总数、试验室、图书馆、教学设备、校舍占地面积等历史都记入档案。学校机构、领导人、科级以上干部的自然情况、教职工总数、有关单位来往函件、多层次办学协议书等也要记入档案图片管理。

(二)学校档案管理工作的重要作用

1、学校档案是学校的历史载体

学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重大的作用。

2、学校档案是学校的教学总结

学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的宝贵财富。

二、技工学校档案管理工作的现状分析

国内技工学校对档案管理工作重视程度也明显不够,档案管理资源缺失、档案资源分散、管理方式也比较陈旧单一的现状。因此,我们从以下几方面进行分析:

(一)档案管理意识淡薄,档案价值相对偏低

由于国内大部分技工学校体制大多处于转型期,学校相关制度尚未健全,管理相对混乱。管理的档案失真、缺失、或者由于保存不当遭受破坏。即便形成档案,档案的利用率也相对偏低。

(二)技工学校档案管理人员业务素质和业务技能不足。

首先,由于档案管理的复杂性和延续性,国内技工学校档案管理工作在人才投入力度不够。有不少管理人员不是档案管理学专业出身,在职教师兼职或是临时配备,专业化程度不够。

(三)技工学校档案管理硬件不足

学校档案室档案保管设备不够齐全,规格不一,难以满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。

三、针对国内技工学校现状的对策

(一)引进档案管理专业人才,提升管理队伍业务技能

聘请专业人才专职负责档案管理,不定期邀请专家举办档案管理相关业务知识讲座和其它技工学校进行档案管理经验交流会、业务技能大赛等,全面提升学校档案管理人员业务素质。

(二)技工学校的档案管理规范化、标准化

做好文书处理工作是实现档案管理工作规范化、标准化的重要基础。文书是档案的来源,档案是文书的归宿,两者紧密相连,因此完善文书工作规范是档案管理的前提。

(三)实施“以我为主”的立卷归档原则

实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化是档案管理的最终目标,因此科学化立卷归档是学校档案管理可靠保障。

(四)利用现代化管理手段,提高学校档案的利用率

网络技术的广泛应用和信息化的普及,技工学校在档案管理方面要充分利用计算机技术建立档案管理系统,对学校档案科学化、系统化归类建立相关数据库,增强档案的保密安全。

结语:

学校档案管理是一项相当复杂的系统化工程,需要投入大量的人力、物力以及现代化信息手段的革新。针对目前技工学校档案管理现状结合自身实际提出以上看法,或有不当之处还望指正。

参考文献:

[1陶改兰.浅谈技工学校学籍档案管理[J].数字与缩微影像.2008(1)

[2]刘彦邦.职业学校档案管理工作探析[J].安徽文学(文教研究).2007(6)

[3]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].科技信息(档案管理).2007(20)

 

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